Hoe kiest u een cms?

Een contentmanagementsysteem (cms) is een toepassing voor het maken, publiceren en beheren van inhoud op een gestructureerde manier. Met cms wordt gewoonlijk een Web Content Management System (wcms) bedoeld, een systeem dat webcontent en mobiele content kan publiceren. De populairste wcms-oplossingen zijn WordPress, Drupal en Joomla.

 

Typisch voor een cms is dat meerdere personen het systeem op verschillende niveaus kunnen gebruiken. Schrijvers mogen bijvoorbeeld teksten rechtstreeks in het cms invoeren, andere medewerkers krijgen de toelating om ze te publiceren.

Waarom een (w)cms?

De voornaamste redenen om te kiezen voor een wcms zijn snelheid, gebruiksgemak en efficiëntie. Met een wcms kunt u snel digitale content publiceren zonder gespecialiseerde kennis of steun van een IT-specialist. De time-to-market van een onlinecampagne kan zo heel kort gehouden worden. Omdat een wcms opmaaksjablonen gebruikt, is bovendien consistentie van vormgeving automatisch gegarandeerd. En omdat er een onderscheid wordt gemaakt tussen de content zelf en de opmaak ervan, kan uw content ook gemakkelijk en automatisch aangepast worden aan de verschillende schermformaten van tablets, laptops, smartphones enz.

Er zijn nog belangrijke voordelen. Zo beheert u met een wcms niet alleen teksten en beelden, maar ook allerlei functionaliteiten als authenticatie, polls en formulieren. Met een goed wcms stemt u webcontent af op specifieke bezoekers en verbetert u zo hun online-ervaring sterk. Ten slotte kan een wcms allerlei specifieke doelstellingen ondersteunen. Zo zijn er voor marketeers wcms-oplossingen met ingebouwde tools voor lead generation, SEO en de analyse van bezoekersgedrag. Andere wcms-oplossingen zijn dan weer meer gericht op eCommerce.

Cms in alle maten en gewichten

Als u niet alleen op het web maar ook op andere kanalen wilt publiceren, dan hebt u geen wcms nodig, maar een ander soort cms. Een ecms (Enterprise Content Management System) is geschikt voor intranetcontent, een lcms (Learning Content Management System) voor leermateriaal. Zo zijn er nog wel wat systemen die onder de noemer ‘cms’ vallen. Jacquie Samuels geeft op TechWhirl een beknopt overzicht.

Omdat geen enkel cms alles even goed kan, kiezen heel wat bedrijven voor een ‘best-of-breeds’-benadering. Ze combineren bijvoorbeeld een wcms voor webcontent met een lcms voor leermateriaal en een ecms voor intranetcontent. Idealiter wordt tussen de verschillende systemen informatie uitgewisseld. Het gebruik van XML (Extensible Markup Language) vergemakkelijkt dit.

Keuzecriteria

Belangrijke vragen die u zich bij de keuze van een cms moet stellen, zijn:

  • Wat zijn uw doelstellingen?
  • Hoeveel content wilt u beheren?
  • Welke taken wilt u ondersteunen?
  • Hoe zien uw processen eruit? Wie doet wat en wie is verantwoordelijk?
  • Hoeveel gebruikers zullen er zijn?
  • Wilt u in één taal of meerdere talen publiceren?
  • Welke en hoeveel designsjablonen hebt u nodig?
  • Gaat u (veel) met multimedia werken?
  • Welke technische kennis hebt u in huis?
  • Wilt u uw cms koppelen aan een ander systeem, bijvoorbeeld uw customer relationship management (crm)?

Vertrek altijd vanuit uw behoeften en doelstellingen. Denk daarbij aan de vier aspecten van een content lifecycle: strategie, creatie, publicatie en evaluatie van content. Ga na hoe uw medewerkers deze taken op zich nemen en hoe een cms hun werk efficiënter kan laten verlopen. Laat het vastleggen van cms-vereisten in elk geval niet over aan IT, maar betrek er uw contentmedewerkers bij. Kies voor een systeem dat niet-specialisten als handig en gebruiksvriendelijk ervaren.

Andere factoren die bij de keuze van een cms een rol spelen zijn onder meer beveiliging en schaalbaarheid. Let bijvoorbeeld op specifieke beveiligingsfunctionaliteiten als LDAP- of Kerberos-authenticatie en kijk eventueel naar het aantal CVE’s (Common Vulnerabilities and Exposures) van een systeem. Op dit laatste punt scoort Plone bijvoorbeeld erg goed. Het wordt dan ook door heel wat overheidsinstellingen gebruikt, zoals de FBI.

Kostprijs is natuurlijk een erg belangrijk criterium. Hou rekening met alle aspecten: licentie, implementatie, onderhoud en support. Voor een open-sourcesysteem betaalt u geen licentie, maar als u veel aanpassingen moet (laten) doen, lopen de kosten snel op. Als u al kennis van een bepaalde technologie bezit, zult u waarschijnlijk een cms willen dat met die technologie is gebouwd. Hebt u geen technische knowhow in huis, dan is een managed of SaaS-oplossing iets voor u.

Zet al uw criteria in een evaluatiematrix, geef ze elk een gewicht en ga dan na hoe verschillende systemen op de individuele criteria scoren. Bereken voor een globale evaluatie het totaal voor elk cms. Zo krijgt u een goed zicht op welke oplossingen het best bij u passen.

Surf voor het vergelijken van kenmerken alvast eens naar CMS Matrix. Ook CMS Review is een goede bron met gedetailleerde informatie over tal van contentmanagementsystemen.

1 reactie
Fadro
Fadro | 26.12.2015 op 16:48 pm

I am a web/graphic designer with imsisperve HTML & CSS skills. I’m trying to find a job, but I’ve been looking and applying for days, all to no avail. Is there anybody out there who can help me out, by maybe pointing me in the right direction for jobs? I didn’t know if maybe somebody knew of a job opening, or knows somebody else I can talk to about helping me find a job.I already know about Craigslist.I already know about sites like freelancer, elance, etc.I’m not looking for freelance work, I want something that is full time. I realize as well that anybody and everybody can code HTML & CSS nowadays, but I do have 15 years’ experience to back me up. Thanks!Thanks, I’ll check out that website. And to answer your question, I don’t have 15 years of professional experience- just 15 years of general experience. I started teaching myself HTML & CSS and Photoshop when I was just 12 (I’ll be 27 next month). I went to college for web & graphic design, but due to financial issues and not being able to afford tuition, I never graduated.In that time frame I did have 1 job, but was ultimately let go after only 6 months when the website was taken over by a larger corporation. Ever since (and it’s been about 5 years now) I’ve been looking for work all to no avail.