Vijf tips om een duidelijke e-mail te schrijven

Moet ik dat allemaal lezen? Wat wordt er nu eigenlijk van mij verwacht? Tegen wanneer moet ik dat doen? Hebt u het ook ooit gedacht tijdens of na het lezen van een e-mail, dan zat er duidelijk iets fout. Wij geven u vijf tips waarmee u korte, duidelijke e-mails schrijft. Uw collega’s, klanten en leveranciers zullen u dankbaar zijn.

1.  Zet in de onderwerpregel waarover de e-mail gaat

E-mail is een werkinstrument, kom dus direct ter zake. Vermeld in de onderwerpregel al waarover uw e-mail gaat. De ontvanger kan zo meteen inschatten hoe belangrijk en dringend de boodschap is. Bovendien vindt u uw e-mails achteraf veel sneller terug.

  • Behandel geen verschillende onderwerpen in dezelfde e-mail
  • Gebruik afzonderlijke e-mails voor afzonderlijke projecten
  • Voor korte berichten, kunt u enkel de onderwerpregel gebruiken en op het einde ‘EOM’ (End of Message) zetten, zo weet de ontvanger dat hij uw e-mail niet hoeft open te klikken

 

2.  Houd uw e-mail kort en krachtig

Indrukwekkende zinswendingen en prachtig proza zijn leuk, maar niet geschikt voor e-mail. Begraaf uw boodschap dan ook niet onder overbodige details, het ontmoedigt de lezer om de hele e-mail te lezen. Kort en krachtig zijn is de boodschap.

  • Zet uw belangrijkste punt meteen vooraan in de e-mail
  • Beperk u tot wat de lezer moet weten
  • Zorg ervoor dat de lezer niet moet scrollen

 

3.  Zorg voor een duidelijke indeling van je e-mail

Let erop dat uw e-mail een duidelijke en overzichtelijke lay-out heeft. Het is makkelijker om e-mails te lezen die onderverdeeld zijn in één of twee zinnen per paragraaf dan lange alinea's te lezen. Houd er rekening mee dat de lezer uw e-mail heel snel moet kunnen scannen.

  • Plak niet alles op elkaar, maar laat genoeg witruimte
  • Werk met opsommingen en nummering
  • Beperk uw paragrafen tot enkele zinnen
  • Gebruik eventueel een tussentitel voor uw paragraafjes
  • Accentueer wat belangrijk is door woorden in het vet te zetten

 

4.  Zorg dat de lezer weet wat hij moet doen

Denk na welk resultaat u verwacht als u de e-mail stuurt. Stuurt u gewoon informatie of verwacht u dat de ontvanger actie onderneemt? Zorg dat dat in uw eerste zinnen duidelijk is. Daarna kunt u kort een bijkomende woordje uitleg geven.

  • Vermeld in uw eerste zinnen al wat u van de lezer verwacht
  • Vermeld duidelijk (tegen) wanneer u dat verwacht
  • Gebruik een actieve en directe schrijfstijl

 

5.  Denk na wie in de ‘Aan’- en wie in de ‘Cc’-regel komt

Verstuurt u uw e-mail naar meerdere mensen? Zet dan niet iedereen als geadresseerde, maar denk na wie er actie moet ondernemen en wie gewoon op de hoogte moet zijn. De regel is: wie in Cc staat, moet geen actie ondernemen. 

  • Zet personen van wie u actie verwacht in de ‘Aan’-regel
  • Zet personen die u op de hoogte wilt houden in de Cc-regel
  • Beperk u tot de personen die écht op de hoogte moeten blijven

 

Wilt u e-mail ook voor commerciële doeleinden inzetten? Of een e-newsletter uitsturen? Neem dan zeker contact met ons op, wij helpen u graag verder.

1 reactie
jordan shoes
jordan shoes | 27.02.2020 op 21:18 pm

I precisely had to thank you so much yet again. I am not sure what I would have followed without the actual strategies shown by you over that topic. It had been the horrifying problem in my circumstances, nevertheless observing the well-written way you dealt with the issue forced me to cry over joy. I’m thankful for your support and in addition hope that you know what an amazing job that you are providing instructing many people thru your blog. I am sure you have never come across all of us.